Quy cách ghi Số hóa đơn chuẩn theo Nghị định 123 và Thông tư 78

Triển khai áp dụng hoá đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC giai đoạn 1 từ tháng 11/2021. Tuy nhiên, do có nhiều Tổ chức cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử trên thị trường, mỗi tổ chức có thiết kế phần mềm, giao diện và tiện ích riêng nên có những sự không đồng nhất về cách thức hiển thị thông tin của hoá đơn.

Nhận được nhiều sự quan tâm và trao đổi, thảo luận của các doanh nghiệp, người nộp thuế trên các diễn đàn hiện nay là định dạng Số hoá đơn trên hoá đơn điện tử khi phát hành. Số hoá đơn có định dạng chỉ gồm một chữ số (ví dụ số 1) hay có thêm các số 0 ở đằng trước (ví dụ 0000001) như cách thức hiển thị số hoá đơn theo các quy định trước đây? Đã có những doanh nghiệp chia sẻ khi xuất hoá đơn có Số hoá đơn theo định dạng một chữ số hoặc 8 chữ số như trên thì gặp khó khăn khi bên mua thắc mắc và có trường hợp từ chối nhận hoá đơn.

2 hình thức thể hiện Số hoá đơn khi phát hành hoá đơn điện tử

Theo Nghị định 123, có 02 hình thức thể hiện Số hóa đơn khi phát hành hóa đơn điện tử gồm:

- Số hoá đơn có định dạng chỉ gồm từ một chữ số, bắt đầu từ số: 1, 2, 3...

- Số hoá đơn có định dạng gồm tám chữ số, gồm các số 0 đằng trước: 00000001, 00000002, 00000003, …

Tuỳ vào việc doanh nghiệp, người nộp thuế sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử của Tổ chức cung cấp nào thì việc thể hiện Số hoá đơn sẽ theo quy ước của Tổ chức cung cấp đó khi thực hiện khởi tạo, phát hành hoá đơn.

Theo quy định tại Khoản 3, Điều 10 Nghị định 123 có nêu:

3. Số hóa đơn

a) Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn. Riêng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì số hóa đơn được in sẵn trên hóa đơn và người mua hóa đơn được sử dụng đến hết kể từ khi mua.

Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một hệ thống lập hóa đơn điện tử thì hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.

b) Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.

Theo quy định tại điểm a) ở trên, Số hoá đơn có một số nguyên tắc sau:

1 - Bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hoá đơn điện tử tại Nghị định 123 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999. Sau mỗi năm sẽ cấp lại Số hoá đơn từ đầu.

2 - Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn (Nếu doanh nghiệp sử dụng nhiều ký hiệu hoá đơn và ký hiệu mẫu số hoá đơn khác nhau thì đánh số hoá đơn lặp lại theo nguyên tắc trên).

Theo nguyên tắc này, Số hoá đơn có định dạng chỉ gồm từ một chữ số, bắt đầu từ số 1.

Tuy nhiên, tại điểm b) được trích dẫn ở trên lại nói: Số hoá đơn không nhất thiết phải theo nguyên tắc nêu trên, mà chỉ cần đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian và có tối đa 8 chữ số.

Theo nguyên tắc này, Số hoá đơn có định dạng gồm tám chữ số, bắt đầu từ số 00000001 cũng không sai.

Thực tế việc viết số hóa đơn của các doanh nghiệp

LuatVietnam thực hiện khảo sát thực tế việc xuất hoá đơn điện tử theo Nghị định 123 của một số doanh nghiệp sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử của các Tổ chức cung cấp khác nhau hiện nay cho thấy:

- Doanh nghiệp xuất hoá đơn với định sạng Số hoá đơn bắt đầu từ số 1 hay từ 00000001 thì khi gửi hoá đơn lên cơ quan thuế để cấp mã bình thường.

- Khi sử dụng thông tin của hoá đơn điện tử đã xuất để tra cứu trên cổng thông tin hoá đơn điện tử của Tổng cục Thuế cũng vẫn cho ra kết quả dù nhập tìm kiếm theo Số hoá đơn là 1 hay 00000001.

Như vậy việc các doanh nghiệp sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử khác nhau của các Tổ chức cung cấp có định dạng Số hoá đơn bắt đầu từ số 1 hay từ 00000001 vẫn thực hiện bình thường. Khi nhận được hoá đơn từ bên bán có định dạng như trên các doanh nghiệp cũng không phải lo lắng không đúng quy định.

Trường hợp Bộ tài chính hoặc Tổng cục Thuế có hướng dẫn để thống nhất định dạng và cách thức hiện thị Số hoá đơn thì các doanh nghiệp và Tổ chức cung cấp giải pháp hoá đơn điện tử căn cứ thực hiện.